Rechtliches

Datenschutzhinweise

Arbeitsstand: Die bestehende Datenschutzerklärung von Leadportale.com ist eine gute Grundlage. Für Controvia muss sie vor dem produktiven Betrieb jedoch um die tatsächlich verwendeten Funktionen, Dienstleister und Auftragsverarbeiter ergänzt werden.

1. Verantwortliche Stelle

Leadportale.com GmbH
Gustav-Heinemann-Ufer 56
50968 Köln
E-Mail: info@leadportale.com

2. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, HTTP-Status, Browser und Betriebssystem verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung sowie der Sicherheit und Stabilität des Angebots.

3. Benutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung geschützter Controvia-Bereiche können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rollen und Anmeldeinformationen verarbeitet werden. Je nach Ausbaustufe können zusätzliche Sicherheitsdaten für eine Zwei-Faktor-Anmeldung hinzukommen.

4. Dokumente, Rechnungen und E-Mail-Eingang

Controvia soll Dokumente und E-Mails verarbeiten können, die Nutzer hochladen oder an eingerichtete Eingangsadressen senden. Dazu können Rechnungen, Verträge, Provisionsabrechnungen, Kontoauszüge, Lohnunterlagen und sonstige betriebliche oder private Dokumente gehören. Verarbeitet werden können sowohl Dateiinhalte als auch Metadaten, Absender, Betreff und Nachrichtentext, soweit dies für die gewählte Funktion erforderlich ist.

5. Finanz-, Provisions- und Kontodaten

Je nach Nutzung können Buchungsdaten, Bankbewegungen, Provisionsinformationen, steuerliche Angaben, Vertragsdaten und Auswertungen verarbeitet werden. Die konkrete Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit hängt davon ab, ob Controvia durch die Leadportale.com GmbH selbst oder im Auftrag eines nutzenden Unternehmens eingesetzt wird.

6. Mitarbeiter- und Lohndaten

Bei Nutzung des Mitarbeiterbereichs können Stammdaten, Rollen, Beschäftigungsinformationen, Lohnabrechnungen und persönliche Dokumente verarbeitet werden. Zugriffe sollen rollenbasiert auf die jeweils berechtigten Personen beschränkt werden.

7. Lead- und Kontaktdaten

Im Leadbereich können insbesondere Kontaktdaten, Leadquelle, Zuständigkeit, Status, Wiedervorlagen, Kommunikationshistorie, Notizen sowie branchenspezifische Angaben verarbeitet werden. Leads können innerhalb berechtigter Organisationen an andere Bearbeiter weitergeleitet werden; die Zuständigkeitshistorie soll nachvollziehbar bleiben.

8. Benachrichtigungen

Controvia kann E-Mail-Benachrichtigungen und – sofern aktiviert – SMS versenden. Hierfür können Kontaktdaten an den jeweils eingesetzten Kommunikationsdienstleister übermittelt werden. Die konkreten Anbieter werden vor dem produktiven Einsatz in diesen Hinweisen benannt.

9. Schnittstellen und externe Dienste

Spätere Anbindungen können beispielsweise CRM-, Depot-, Bank-, Kalender- oder Kommunikationsdienste betreffen. Solche Schnittstellen werden nur nach entsprechender Einrichtung verwendet. Die dabei eingesetzten Anbieter, Datenkategorien und Rechtsgrundlagen werden vor Aktivierung konkret dokumentiert.

10. Hosting und Auftragsverarbeiter

Die öffentliche Website kann im STRATO-Webhosting betrieben werden; die geschützte Controvia-Anwendung ist für einen separaten Serverbetrieb vorgesehen. Die tatsächlich eingesetzten Hosting-, Backup-, E-Mail-, SMS- und gegebenenfalls KI-Dienstleister müssen vor Produktivbetrieb als Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter konkret ergänzt werden.

11. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Dokumente mit handels-, steuer-, arbeits- oder vertragsrechtlicher Bedeutung können besondere Aufbewahrungsfristen gelten.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Sicherheit

Für die geschützte Anwendung sind technische und organisatorische Maßnahmen vorgesehen, darunter verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Änderungen, Datensicherungen und eine optionale bzw. je nach Rolle verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung.

14. Änderungen dieser Hinweise

Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, wenn neue Controvia-Funktionen, Schnittstellen oder Dienstleister produktiv eingesetzt werden.

Vor Produktivstart noch zu ergänzen: genaue E-Mail-/Datenschutzkontaktadresse, STRATO-Vertrags-/Hostingkonstellation, Backup-Anbieter, Mailverarbeitung, SMS-Dienst, eventuell eingesetzte KI-Dienste, konkrete Cookies/Analytics sowie die Rollenverteilung zwischen Leadportale.com GmbH und den jeweiligen nutzenden Unternehmen.